Các việc bắt buộc phải làm ngay sau khi có GPKD để tránh bị phạt thuế

Chúc mừng bạn đã cầm trên tay tấm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD). Tuy nhiên, đừng vội mở tiệc ăn mừng mà quên rằng: Thời điểm bạn có mã số thuế cũng là lúc "đồng hồ pháp lý" bắt đầu điểm.

Trong năm 2026, với sự phối hợp chặt chẽ của hệ thống định danh điện tử và cơ quan thuế, việc chậm trễ thực hiện các thủ tục sau thành lập có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, thậm chí bị khóa mã số thuế khi chưa kịp ký hợp đồng đầu tiên.

Dưới đây là 5 đầu việc "sống còn" mà bạn phải hoàn thành ngay lập tức.

1. Khắc dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu (Nếu cần)

Dù Luật Doanh nghiệp hiện nay đã nới lỏng quy định về con dấu, nhưng trong giao dịch thực tế tại Việt Nam, con dấu vẫn là "vũ khí" xác thực uy tín quan trọng nhất của doanh nghiệp.

Tại sao phải làm ngay?

Mọi hợp đồng kinh tế, hồ sơ mở tài khoản ngân hàng, và các văn bản gửi cơ quan nhà nước đều yêu cầu đóng dấu pháp nhân. Nếu không có dấu, mọi hoạt động giao dịch của bạn sẽ bị đình trệ.

Lưu ý quan trọng năm 2026:

• Hình thức: Bạn có quyền quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu (miễn là có tên công ty và mã số thuế).
• Quản lý: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu mà không cần đăng ký tại cơ quan công an như trước đây (trừ một số ngành nghề đặc thù).
• Chi phí: Dao động từ 200.000 VNĐ - 450.000 VNĐ tùy loại mực và độ bền.

2. Treo biển hiệu tại trụ sở chính – "Cạm bẫy" khiến nhiều doanh nghiệp bị khóa MST

Đây là lỗi phổ biến nhất khiến các startup "ngã ngựa" ngay từ tháng đầu tiên. Theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, việc không treo biển hiệu tại trụ sở sẽ bị phạt tiền và bị cơ quan thuế đưa vào danh sách "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký".

Quy định về biển hiệu:

Biển hiệu không cần quá lớn hay đắt tiền, nhưng phải đảm bảo các thông tin:

1. Tên cơ quan chủ quản (nếu có).
2. Tên đầy đủ của doanh nghiệp (khớp với GPKD).
3. Địa chỉ trụ sở chính.
4. Mã số thuế doanh nghiệp.

Hậu quả của việc thiếu biển hiệu:

Cán bộ thuế có thể kiểm tra đột xuất bất cứ lúc nào. Nếu không thấy biển hiệu, họ sẽ khóa mã số thuế trên hệ thống quốc gia. Khi đó, bạn không thể xuất hóa đơn, không thể nộp tờ khai thuế và uy tín với khách hàng sẽ sụp đổ hoàn toàn.

3. Mua chữ ký số (Token) và Đăng ký tài khoản Thuế điện tử

Trong kỷ nguyên số 2026, doanh nghiệp không thể làm việc với cơ quan thuế bằng giấy tờ trực tiếp. Mọi giao dịch đều thông qua môi trường mạng.

Chữ ký số (USB Token/Smart-ID) là gì?

Đây là thiết bị dùng để định danh doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Bạn cần nó để:

• Ký và nộp tờ khai lệ phí môn bài (bắt buộc).
• Ký hóa đơn điện tử cho khách hàng.
• Nộp BHXH và thực hiện các thủ tục hải quan (nếu có).

Thủ tục khai thuế ban đầu:

Sau khi có chữ ký số, bạn phải đăng ký tài khoản trên trang thuedientu.gdt.gov.vn. Việc chậm trễ nộp tờ khai lệ phí môn bài (thường là ngày cuối cùng của tháng thành lập hoặc trong vòng 30 ngày) sẽ dẫn đến mức phạt từ 2.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ tùy thời gian chậm nộp.

4. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản

Để doanh nghiệp đi vào hoạt động, bạn cần một tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để thực hiện các giao dịch thanh toán.

Quy trình chuẩn:

1. Người đại diện pháp luật mang GPKD, con dấu và CCCD đến ngân hàng để mở tài khoản.
2. Thực hiện nộp tiền ký quỹ (theo quy định của từng ngân hàng).
3. Bắt buộc: Thực hiện thông báo số tài khoản ngân hàng với Sở Tài chính

Tại sao cần tài khoản công ty?

Theo quy định về thuế, các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản giữa hai tài khoản công ty thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

5. Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử

Năm 2026, hóa đơn giấy đã trở thành dĩ vãng. 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư của Bộ Tài chính.

Các bước thực hiện:

• Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
• Thiết kế mẫu hóa đơn (có logo và nhận diện thương hiệu công ty).
• Lập thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế qua mạng.

Lưu ý về hóa đơn:

Bạn chỉ được phép xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi cơ quan thuế chấp nhận thông báo phát hành. Việc "cầm đèn chạy trước ô tô" xuất hóa đơn trước khi được chấp thuận sẽ bị coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, mức phạt là rất lớn.

Bảng tổng hợp mức phạt nếu không làm đúng quy định

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Những thủ tục sau thành lập tuy không khó về mặt kỹ thuật nhưng lại cực kỳ khắt khe về mặt thời gian. Chỉ cần quên một ngày, bạn đã rơi vào danh sách vi phạm của cơ quan thuế.

Tại sao bạn nên chọn dịch vụ hỗ trợ sau thành lập?

• An tâm tuyệt đối: Chúng tôi thay bạn canh cánh các cột mốc thời gian.
• Tiết kiệm chi phí: Chi phí dịch vụ chỉ bằng 1/10 mức phạt thấp nhất nếu bạn làm sai.
• Chuyên nghiệp: Hỗ trợ từ con dấu, bảng hiệu đến chữ ký số và hóa đơn chỉ trong một gói duy nhất.

Sở hữu tấm GPKD mới chỉ là điểm khởi đầu. Để doanh nghiệp phát triển bền vững và "sạch" về mặt pháp lý, hãy thực hiện ngay 5 bước trên trong tuần đầu tiên. Đừng để những sai sót hành chính nhỏ làm ảnh hưởng đến khát vọng lớn của bạn.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ

Hotline Hà Nội: 0918.967.667

Mã số thuế: 0108967667 

CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH - CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng (hay Phường 12, Quận 10 cũ)

Hotline Hồ Chí Minh: 0979.924923

Mã số thuế: 0108967667-002

Thông báo pháp lý: Bài viết này thuộc bản quyền của Quyluat.vn. Mọi thông tin dựa trên Văn bản pháp luật Việt Nam quy định. Chúng tôi là đơn vị tư vấn quản lý và hỗ trợ thủ tục hành chính, không phải cơ quan đại diện pháp luật.