Hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành 2026

Vị trí Giám đốc điều hành (CEO) đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và phát triển doanh nghiệp. Đối với nhân sự là người nước ngoài đảm nhiệm vị trí này tại Việt Nam, việc tuân thủ các thủ tục pháp lý về Giấy phép lao động (GPLĐ) là yêu cầu bắt buộc. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ, mã chức danh và quy trình thực hiện mới nhất năm 2026.

1. Điều kiện để người nước ngoài làm Giám đốc điều hành tại Việt Nam

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, người nước ngoài muốn được cấp GPLĐ tại vị trí Giám đốc điều hành cần đáp ứng các điều kiện cơ bản:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật.
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích theo quy định pháp luật Việt Nam và nước ngoài.
• Kinh nghiệm chuyên môn: Phải có văn bản xác nhận ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí quản lý hoặc vị trí tương đương phù hợp với chức danh Giám đốc điều hành dự kiến đảm nhiệm.

2. Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Để hoàn thiện bộ hồ sơ cấp mới GPLĐ cho Giám đốc điều hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

2.1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư: Bản sao y công chứng (đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).
• Quyết định bổ nhiệm: Văn bản của Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp về việc bổ nhiệm cá nhân vào vị trí Giám đốc điều hành.

2.2. Hồ sơ cá nhân người lao động

• Văn bản xác nhận kinh nghiệm: Bản gốc xác nhận thời gian làm việc tối thiểu 03 năm tại vị trí tương đương (phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng).
• Hộ chiếu và Visa: Bản gốc còn thời hạn kèm 02 ảnh chân dung (4x6 cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
• Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi bệnh viện có thẩm quyền khám cho người nước ngoài (thời hạn không quá 12 tháng).

2.3. Hồ sơ Lý lịch tư pháp Việt Nam (trường hợp không có lý lịch tư pháp nước ngoài)

Đây là phần quan trọng nhất trong hồ sơ. Tùy vào trường hợp cụ thể mà người lao động chuẩn bị theo các mẫu sau:

Các giấy tờ đi kèm khi xin Lý lịch tư pháp:

• Giấy xác nhận tạm trú: Bản gốc có xác nhận chính thức từ cơ quan Công an cấp xã/phường nơi người nước ngoài đang cư trú.
• Hộ chiếu: Bản sao công chứng toàn bộ các trang (nguyên quyển).
• Thẻ tạm trú (nếu có): Bản sao công chứng cả mặt trước và mặt sau.

3. Tra cứu mã chức danh cấp 3 cho Giám đốc điều hành

Việc ghi đúng mã nghề nghiệp trên tờ khai là yếu tố quyết định để hồ sơ được duyệt. Theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg, mã cấp 3 cho vị trí này được xác định như sau:

• Mã 172: Giám đốc, Phó giám đốc của các đơn vị sản xuất và triển khai thuộc cơ quan tập đoàn, tổng công ty.
• Mã 173: Giám đốc, Phó giám đốc các đơn vị quản lý thuộc tổng công ty (như Tài chính, Nhân sự, Marketing...).
• Mã 174: Giám đốc, Phó giám đốc công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, hợp tác xã (Đây là mã phổ biến nhất cho CEO doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Lưu ý: Vì Giám đốc điều hành thuộc nhóm mã Cấp 1 (Lãnh đạo, quản lý), yêu cầu trình độ chuyên môn thường là Đại học trở lên.

4. Xác định cơ quan thẩm quyền nộp hồ sơ (Quy định 2026)

Doanh nghiệp cần xác định chính xác địa điểm làm việc để nộp hồ sơ đúng nơi quy định, tránh việc bị trả lại hồ sơ do sai thẩm quyền:

• Tại Hà Nội: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp phường nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi người lao động làm việc.
• Tại Khu công nghiệp (KCN): Nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp tỉnh/thành phố tương ứng.
• Các trường hợp khác: Nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ.

5. Quy trình 04 bước thực hiện thủ tục

Bước 1 - Hợp pháp hóa và Dịch thuật: Các giấy tờ như Lý lịch tư pháp nước ngoài, Xác nhận kinh nghiệm phải được đóng dấu của Bộ Ngoại giao nước phát hành và Đại sứ quán Việt Nam, sau đó dịch thuật công chứng tại Việt Nam.

Bước 2 - Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động: Trước khi nộp hồ sơ cấp GPLĐ, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc.

Bước 3 - Nộp hồ sơ cấp mới: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ đã liệt kê ở Mục 2 và nộp tới cơ quan thẩm quyền (xác định ở Mục 4).

Bước 4 - Nhận kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép lao động. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

6. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa quá trình xin GPLĐ và tránh các rủi ro pháp lý:

• Thời hạn nộp: Nên chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 30-45 ngày so với ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.
• Hồ sơ tạm trú: Luôn đảm bảo người lao động đã được khai báo tạm trú đầy đủ tại địa phương trước khi xin Lý lịch tư pháp Việt Nam.
• Tính thống nhất: Chức danh "Giám đốc điều hành" phải thống nhất trên Quyết định bổ nhiệm, Giấy phép kinh doanh (nếu là người đại diện) và văn bản xác nhận kinh nghiệm.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp Nhà quản lý nước ngoài sớm bắt đầu công việc mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài trái phép.

Nội dung bài viết thuộc chuỗi hướng dẫn thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Chúng tôi là đơn vị tư vấn độc lập, hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo và chuẩn bị các tài liệu liên quan dựa theo hồ sơ khách hàng cung cấp và mẫu hồ sơ theo quy định của pháp luật để phục vụ mục đích kinh doanh. Chúng tôi không phải là cơ quan cấp phép của Chính phủ. Mọi quyết định về việc cấp giấy phép lao động thuộc thẩm quyền của Cơ quan quản lý nhà nước về lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ 0918.967.667

Việc nắm rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ

Hotline Hà Nội: 0918.967.667

CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH - CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng (hay Phường 12, Quận 10 cũ)

Hotline Hồ Chí Minh: 0979.924923